採用担当者への手紙・封筒は採用担当者様が正解か!?

就活
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就活や入社書類を送る時に何を書けばいいのか判りませんよね? その悩みを解決する為に、採用担当への手紙を出す時のルール・マナーをお伝えしていきます。基本的なルールさえ覚えれば記事をコピペでOKです!

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手紙を書く時の注意点

この共通ルールさえ覚えておけば社会に出た時に、一味違う即戦力扱い間違いなしです!

採用担当者が良く見る就活生の間違い

「御社」と「貴社」の使い分けが出来ていない。

「御社(おんしゃ)」は会話の中で使います。

例えば、面接時に「御社」を志望した理由は、●●です!  など

では「貴社」は?

「貴社(きしゃ)」はメールや手紙など文面で使用します。

□POINT

会話では「御社(おんしゃ)」、文章では「貴社(きしゃ)」

採用担当者が良く見る就活生の間違い

宛名の書き方が出来ていない

「御中」と「採用後担当者様」と「●●様」を正しく使えていない

「御中(おんちゅう)」は組織宛に出す時に使います。

例えば、HR株式会社 人事部 採用課 御中 みたいな時に使います。

「採用御担当者様」は個人名が判らないが組織よりも担当する人が特定できる時に使います。

例えば、谷中商事株式会社 人事総務部 採用御担当者様 みたいな時

「●●様」は宛名が判っている時(誰に出せばよいか特定できている時)に使います。

例えば、株式会社ぐぐる 人事統括室 人事採用課 ●●様 と使います。

□POINT

組織には「御中」、「担当御担当者様」(特定出来ていない場合)、「●●様」(特定出来ている場合)と覚えましょう!

手紙を入れる封筒の書き方

封筒テンプレート

①封筒の書き方<採用担当者の名前が判っている場合>

<採用担当者の名前が判っている場合>

まず、最初に紹介するのが「誰」に出すのかがハッキリしている場合の封筒(宛名)の書き方です。

表面に

  • 郵便番号
  • 送り先住所
  • 会社名
  • 部署
  • 名前
  • 何が入っているか(画像でいうと赤枠部分)

を記入します。

そして、裏面には

  • 郵便番号(自分の住所)
  • 自分の住所
  • 大学名(余裕があれば学部も)
  • 名前
  • 開封口に〆マーク

を記入します。

※封筒裏面はどこに出す場合もこの書き方です。

 

②封筒の書き方<採用担当者の名前が判らない場合>

<採用担当者の名前が判らない場合>

担当者が特定出来ない時

表面に

  • 郵便番号
  • 送り先住所
  • 会社名
  • 部署
  • 採用御担当者様
  • 何が入っているか(画像でいうと赤枠部分)

を記入します。

※封筒裏面は①の通りです

③ 封筒の書き方<採用担当者の部署のみ判っている場合>

<採用担当者の部署のみ判っている場合>

組織宛に出す時に「御中」を使います。

表面に

  • 郵便番号
  • 送り先住所
  • 会社名
  • 部署
  • 御中
  • 何が入っているか(画像でいうと赤枠部分)

を記入します。

※封筒裏面は①の通りです

採用担当への手紙の書き方 コピペOK

御礼の手紙を書く・何かを送る時

①御礼のお手紙を書く場合

本末転倒ですが・・・面接後、説明会後に御礼のお手紙を書きましょう!なんてことを言っている人や就活サイトがありますが、書かなくても問題ありません!手紙1通で合否が変わるなんてありえませんし、もし手紙1つで評定が変えられるようなザルな人事制度がある企業には入らないほうが良いです。

手紙を書く際の参考サイトを載せておきます。

↓マイナビ様の参考サイトです。

面接後のお礼状・お礼メールの書き方|マイナビ新卒紹介|新卒学生向け無料就職エージェントサービス
マイナビ新卒紹介が就活ノウハウとして面接後のお礼状やお礼メールの書き方について詳しく解説します。就職活動で重要となるビジネスレターのマナーを押さえましょう。

手紙コピペする際は↓をお使いください(どうせ送るなら直筆をお勧めしますが印刷してもOKです。)

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拝啓

貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。

先日は、お忙しいところ面接のお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

面接では、貴社の事業内容・業務内容に関して説明会の内容よりも詳しくご解説いただき、重ねて御礼申し上げます。

ご説明をお聞きし、益々貴社で働きたい気持ちがより強くなりました。特に貴社の今後の展開や従業員に対しての想いにとても感銘を受けました。

今後共、何卒宜しくお願い致します。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心からお祈りいたします。

敬具

20●●年●月●日

佐藤 太郎

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②何か(健康診断書、成績証明書、履歴書、確約書など)を出す時

内定や企業に書類を提出する時には「送付状(そうふじょう)」が必要になってきます。

突然、健康診断書や履歴書が送られてきたら怖いですよね?なので、

「いつ」「誰が」「何を」送って来たのかを知らせるために「送付状」を書類の一番上に同封します。

何か (健康診断書、成績証明書、履歴書、確約書など)を出す時 は

  • 送付状
  • 何か( 健康診断書、成績証明書、履歴書、確約書など )

をクリアファイルに入れて郵送します。

以下送付状のテンプレートです。※送付状は一般的にパソコンで入力したものを使用します。

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                         20●●年●月●日
採用株式会社              
人事部
西治 洋二 様

                    〒000-0000
                   東京都千代田区0000
                   ●●大学
                   山田 太郎
                   電話:000-0000-0000
                    e-mail:aaaabbbb@aaa.jp
            


            書類送付のご案内

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、早速ですが下記の書類をお送りいたしますので、ご査収くださいますよう
宜しくお願いいたします。
                                敬具

                記


           ・履歴書     一部
           ・健康診断書   一部
 




                                以上

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まとめ

如何でしたでしょうか。

就活や入社したからお手紙や書類を出す時に使えるように、基本的なことをまとめてみました。

是非、書類や御礼のお手紙を出してみてください。

出した側も受け取った側も御礼のお手紙は気持ちがいいものです。

この記事が少しでもお役に立てば幸いです。

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